マコ氏
社内教育でもやったことがある人も多いはず！
会社員として働く上で、ビジネスマナーは避けては通れない儀礼です。
仕事の場で相手に敬意を示し、円滑なコミュニケーションを図るための基本的なルールや態度のことです。
ビジネスマナーを身につけることで、自分の印象や信頼性を高めるだけでなく、職場の人間関係や業務の効率も改善することができます。
しかし、ビジネスマナーは状況や相手によって変わることもあり、常に注意する必要があります。
会社員なら知っておきたい基本的なビジネスマナーについて、以下の4つのポイントに分けて紹介します。
1. 挨拶や自己紹介の仕方
ビジネスマナーの基本中の基本は、挨拶や自己紹介の仕方です。
挨拶は、相手に対する最初の印象を決める重要な要素です。
挨拶をするときは、以下のことに気をつけましょう。
- 声ははっきりと大きく、笑顔で話す
- 相手の目を見て、頭や体を軽く下げる
- 時間や場所に応じた挨拶を選ぶ
- 相手の名前や役職を正しく呼ぶ
自己紹介は、自分の名前や所属、役割などを相手に伝えることです。
自己紹介をするときは、以下のことに気をつけましょう。
- 名刺を持っている場合は、相手に渡すときに両手で持ち、相手の名刺も両手で受け取る
- 名刺を渡すときや受け取るときには、一言添える
- 名刺を受け取ったら、しばらく手元に置いて、相手の名前や役職を確認する
- 自分の名前や所属、役割などを簡潔に伝える
2. 電話やメールの対応の仕方
電話やメールは、仕事の場でよく使われるコミュニケーションツールです。
エビデンスを残したり、色んな催促やお願いをする際にも重要です。
電話やメールをするときは、以下のことに気をつけましょう。
- 電話をかけるときや受けるときは、まず自分の名前や所属を名乗る
- 電話をかけるときは、相手の都合を確認する
- 電話を受けるときは、相手の名前や用件を確認する
- 電話を切るときは、相手に感謝や確認の言葉を述べる
- メールを送るときは、件名や宛先、署名を明確にする
- メールの文面は、敬語や改行、句読点を使って、分かりやすく丁寧に書く
- メールを受け取ったら、早めに返信するか、返信の予定を伝える
3. 会議やプレゼンテーションの仕方
仕事の内容や成果を共有したり、意見や提案を交換したりする場です。
ただ一方的に伝えるのではなく、相手を納得させるプレゼン技術が必要です。
会議やプレゼンテーションをするときは、以下のことに気をつけましょう。
- 目的や内容、時間などを事前に確認する
- 必要な資料や機材を準備する
- 開始前に、挨拶や自己紹介、目次などを述べる
- 進行中に、声や態度、表情などで相手に興味や関心を示す
- 終了後に、まとめや感謝の言葉を述べる
- 後に、質問や意見、フィードバックなどを受ける
4. 人間関係やコミュニケーションの仕方
人間関係やコミュニケーションは、仕事の成果や満足度に大きく影響する要素です。
仕事は1人で黙々とするものは僅かで、大半は大勢の方と一緒に仕事をします。
以下のことに気をつけましょう。
- 相手の立場や立場に応じた敬語や言葉遣いを使う
- 相手の話を聞くときは、うなずきや相槌などで相手に聞いていることを示す
- 相手の話に対して、質問や感想、共感などで相手に関心や理解を示す
- 自分の話をするときは、相手に分かりやすく伝えるために、具体的な事例やデータなどを用いる
- 自分の意見や提案をするときは、根拠や理由を明確にする
- 相手の意見や提案に対して、批判や否定ではなく、建設的な反論や改善点を述べる
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